Päivitetty 30.8.2023

1. Rekisterin pitäjä
Hiiden Omaishoitajat ry
Suurlohjankatu 18-22, lh 5
08100 Lohja
https://hiidenomaishoitajat.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Minna Mäenpää
minna.maenpaa@hiidenomaishoitajat.fi
p. +358 40 189 2121

3. Rekisterin nimi
Hiiden Omaishoitajat ry:n tapahtumarekisteriseloste

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä ilmoittautumistietoja yhdistyksen ja OmaisOiva-toiminnan tapahtumiin (mm. virkistystapahtumat, koulutukset, vertaistukiryhmät) liittyen tai markkinoida ao. tapahtumista ja toiminnasta sähköpostitse tai tekstiviestitse. Tietoja kerätään, jotta tapahtumiin ilmoittautuneille voidaan viestiä kyseiseen tapahtumaan tai toimintaan liittyen. Tämän lisäksi tietoja käytetään käytännön asioiden, kuten mahdollisten tarjoilujen järjestämiseen.

Rekisterin yhteystietoja käytetään:

• yhteydenpitoon, viestintään, tilaisuuksien järjestämiseen ja palautteen keräämiseen.
• tilastointiin ja raportointiin (tiedot eivät siirry yksilöitynä tilastoihin) ja
• yhdistyksen toimintaa koskeviin kyselyihin ja tutkimuksiin

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

• yhteystiedot (nimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, paikkakunta)
• jäsenyyttä koskevat tiedot (onko osallistuja yhdistyksen jäsen vai ei)
• mahdolliset muut osallistujien suostumuksella kerätyt tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään ainoastaan rekisteröidyltä itseltään tai henkilön valtuuttamalta taustataholta. Tiedot saadaan joko suullisesti, puhelimitse, sähköpostilla tai internetin kautta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Erityisruokavaliotiedot luovutetaan tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä ravitsemuspalveluista vastaavalle taholle. Muutoin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolella

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

• Manuaalisesti käsiteltävät asiakirjat säilytetään lukituissa säilytystiloissa tai kopio osallistujalistoista voidaan säilyttää kulunvalvotussa tilassa rekisterinpitäjän toimitiloissa

Sähköisesti tallennetut tiedot

• Pääsy Hiiden Omaishoitajat ry:n tapahtumien osallistujia koskeviin tietoihin ja rekisterin ylläpito-oikeus on niillä Hiiden Omaishoitajat ry:n luottamushenkilöillä, jotka tietoja roolinsa puolesta tarvitsevat tai käsittelevät. Muutokset ja lisäykset rekisteriin tekee tämän rekisteriselosteen yhteyshenkilö sekä muu mahdollinen sovittu yhdistyksen toimija.

Järjestelmä ja varmuuskopiot on suojattu asianmukaisesti.

10. Tarkastus- ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu, pyytää oikaisemaan virheellinen tieto sekä pyytää poistettavaksi tarpeeton tieto. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Kirjalliseksi pyynnöksi hyväksytään myös sähköpostiviesti.